ПОГОДЖЕНО                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО 

Голова Тиврівського районного                               Наказом голови комісії з

суду Вінницької області                                           реорганізації(злиття)

                                                                              Тиврівського районного суду,

І.О. Ратушняк______________                                в.о. керівника апарату

                                                                              суду від 26.03.19 №002/од

ПОЛОЖЕННЯ

про архів Тиврівського районного суду Вінницької області

1. Загальні положення

1.1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 400/5 від 07.03.2013,  № 692/5 від 25.04.2014,  № 75/5 від 19.01.2015,  № 309/5 від 03.02.2016 в Тиврівському районному суді діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що накопичується за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

1.2. Архів Тиврівського районного суду Вінницької області у своїй роботі керується Конституцією України і законами України, указами Президента України, та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року № 168 зі змінами та Положенням  про архівний підрозділ Тиврівського районного суду Вінницької області.

1.3. Режим роботи архіву Тиврівського районного суду Вінницької області визначається відповідно до внутрішнього трудового розпорядку суду.

1.4. Архів Тиврівського районного суду Вінницької області входить до складу служби діловодства суду ( канцелярії).

1.5. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

1.6. Відповідальна особа за архів суду призначається на постаду і звільняється з посади керівником апарату Тиврівського районного суду Вінницької області.

1.7. Особа, яка може призначатись відповідальною за архів суду, повинна відповідати освітньо-кваліфікаційним вимогам зазначеним в посадовій інструкції.

2. Завдання архіву суду

2.1.Основними завданнями архіву суду є:

• приймання від канцелярії суду та працівників суду документів та забезпечення належних умов зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;
• контроль за станом зберігання та правильності оформлення документів працівниками апарату суду;
• участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевірка відповідальності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила), архівному відділу районної державної адміністрації (далі РДА);
• проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
• створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
• організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
• підготовка, передавання та транспортування ( за рахунок організації) документів Національного архівного фонду до архівного відділу РДА;
• участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

3. Права працівника архіву суду

3.1.Для виконання покладених на архів суду завдань, особі, яка відповідає за архів надається право:

• вимагати від працівників апарату суду належної передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством та державними стандартами;
• повертати канцелярії суду та працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
• надавати канцелярії суду та працівникам апарату суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
• запитувати від канцелярії суду та працівників апарату суду відомості необхідні для роботи;
• інформувати голову суду та керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
• брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

4. Склад документів архіву суду

4.1.До складу документів архіву суду входять :

• документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду, та документи з кадрових питань (особового складу);
• науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;
• фонди особового походження працівників суду, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
• документи з різними видами матеріальних носіїв інформації суду;
• друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу суду;
• довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

Аудіовізуальні документи передаються до архівного підрозділу суду одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи передаються до архівного підрозділу відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

4.2.Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві суду:

• документи постійного зберігання управлінської документації -10 р.;
• судові справи постійного зберігання;
• справи з оригіналами судових рішень – 75 р.;
• для документів з особового складу – 75 р..

5. Взаємодія архіву суду з іншими підрозділами суду. Відповідальність особи, яка відповідає за архів суду.

Порядок взаємодії архіву суду з іншими структурними підрозділами суду визначається Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міський рад судових справ та управлінської документації суду та іншими нормативними документами.

Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням, щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, порушенню прав і законних інтересів громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

Схвалено:

         Протокол ЕК Тиврівського районного

         суду Вінницької області від

         26 березня 2019 року №2